Personvernerklæring for Willy nikkers

 

1. Introduksjon

Ditt personvern er viktig for oss, og vi ønsker at du skal vite hvordan vi behandler dine personopplysninger. Vi har rutiner og internkontroll for å påse at dine personopplysninger blir behandlet på en sikker måte og i henhold til lov, herunder personopplysningsloven og EUs generelle personvernforordning («GDPR»).

2. Om Willy Nikkers

Denne personvernerklæringen gjelder for Willy Nikkers med org.nr. 915 432 298, heretter omtalt som «Willy Nikkers», «vi» eller «oss». Willy Nikkers er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger slik det beskrives i denne personvernerklæringen. 

3. Informasjonskapsler

Willy Nikkers er behandlingsansvarlig for nettsiden http://willynikkers.no. Nettsiden brukes kun for å kommunisere til våre fans og seere, det samles ikke inn informasjon om besøkende på vår nettside. Som besøkende av vår nettside blir du ikke utsatt for en behandling av personopplysninger.

4. Hvem gjelder personvernerklæringen for?

Willy Nikkers behandler personopplysninger om forskjellige grupper enkeltpersoner, slike personer omtales som registrerte i regelverket. Dersom du faller inn under en av disse kategoriene, gjelder denne personvernerklæringen for Willy Nikkers behandling av dine personopplysninger som beskrevet her. Vi behandler personopplysninger om følgende:

Ansatt
Som en del av vår alminnelige virksomhet har vi flere ansatte i fast eller midlertidig stilling («Ansatt») hos oss. Disse vil være registrert i forskjellige IT-systemer og tjenester i egenskap av sin stilling. Slike systemer og tjenester kan driftes internt av Willy Nikkers eller eksternt.

Frilanser
I tillegg til våre Ansatte har vi også andre oppdragstakere og frilansere (begge omtalt som «Frilansere») som ikke er ansatt, som jobber og utfører oppdrag for oss. Som oppdragsgiver for Frilanserne behandler vi også personopplysninger om dem.

Søker
Willy Nikkers mottar søknader og henvendelser fra interessenter som ønsker ansettelse eller oppdrag som Frilanser hos oss («Søker»). For både Ansatte og Frilansere er det dermed en prosess før kontraktinngåelse som innebærer at Willy Nikkers behandler personopplysninger om Søkeren.

Medvirker
Vår kjernevirksomhet er å produsere produksjoner som sendes på TV, særlig innenfor reklamebransjen. Avhengig av type produksjon benytter vi oss av skuespillere, deltagere, statister og andre medvirkere (alle omtalt som «Medvirkere») foran kamera eller mikrofon som ikke er ansatt. For å skape og distribuere produksjoner er vi nødt til å behandle personopplysninger om disse Medvirkerne.

Potensiell Medvirker
Willy Nikkers foretar en utvelgelsesprosess for å finne rett Medvirker til enhver produksjon. De enkeltpersonene som vi vurderer om er egnet til å bidra foran kamera eller mikrofon til en produksjon anses som «Potensielle Medvirkere». For å kunne foreta vurderingen må vi behandle personopplysninger om dem.

Andre
I tillegg vil vi også komme til å behandle personopplysninger om andre personer som vi har kontakt med. Dette vil for eksempel kunne være personer som tar kontakt med oss på eget initiativ eller kontaktpersoner hos våre kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Hvilke personopplysninger som i så fall behandles vil kunne variere noe, men vil for eksempel kunne være navn, kontaktopplysninger og evt. arbeidsgiver og arbeidsstilling.

Dersom du tar kontakt med oss, vil vi måtte behandle dine personopplysninger for å ta stiling til din henvendelse og evt. svare den. Den frivillige og aktive handlingen som du utfører ved å ta kontakt med oss anses som et uttrykkelig samtykke til at vi kan behandle de personopplysningene som gis i den grad det er nødvendige for å ta stilling til og besvare henvendelsen din.

Dersom du faller inn under denne kategorien, gjelder denne personvernerklæringen så langt det passer. Se særlig punkt 10 om dine rettigheter.

5. Behandlingen

Willy Nikkers behandling av dine personopplysninger er i tråd med personopplysningsloven og GDPR. Som behandlingsansvarlig følger Willy Nikkers disse prinsippene:

  • Behandlingen er lovlig, rettferdig, gjennomsiktig og forholdsmessig i forhold til formålene med behandlingen;
  • Personopplysningene samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål, er adekvate, relevante og begrenset til disse formålene og viderebehandles ikke på en måte som er uforenlig med disse formålene;
  • Personopplysningene er korrekte og nødvendig oppdaterte og lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålene med behandlingen; 
  • Behandlingen er sikret med tilstrekkelig sikkerhet for personopplysningene, og;
  • Willy Nikkers etablerer tiltak for å sikre personopplysningene mot uautorisert tilgang/videreformidling/endring/sletting.

6. Personopplysninger

6.1 Hvor kommer personopplysningene fra?

En personopplysning er enhver opplysning som er relatert til en identifisert eller identifiserbar fysisk person, for eksempel navn og telefonnummer.

6.1.1 Søker

Dersom du er Søker til en stilling som Ansatt eller et oppdrag som Frilanser hos oss, vil vi behandle de personopplysningene som fremkommer av din CV, søknadstekst, intervju og evt. andre opplysninger du oppgir. De fleste personopplysningene vi behandler om deg stammer fra deg, men dersom du oppgir referanser vil vi kunne samle inn personopplysninger fra disse også.

6.1.2 Ansatt og Frilanser

Som Ansatt eller Frilanser vil personopplysningene vi behandler om deg delvis stamme fra prosessen beskrevet ovenfor når du er Søker. I tillegg vil det kunne være behov for å innhente ytterligere opplysninger ved kontraktsinngåelse. Disse vil først og fremst innhentes fra deg, men kan også innhentes fra andre instanser som skattemyndigheter og Nav.

6.1.3 Potensiell Medvirker

Som Potensiell Medvirker vil vi få dine personopplysninger fra castingbyrået som du er tilknyttet.  

Willy Nikkers vil innimellom annonsere behov for Medvirkere på sosiale medier eller til bekjente i bransjen. I slike tilfeller vil vi be interessenter ta kontakt med oss direkte, ikke via andre kanaler. De sosiale mediene anses ikke som felles behandlingsansvarlig med Willy Nikkers for behandlingen som er nødvendig for å vurdere deg som Potensiell Medvirker. Dersom du velger å sende oss den etterspurte informasjonen og vise interesse for å være Medvirker, sender du Willy Nikkers personopplysninger om deg selv. Willy Nikkers behandler disse personopplysningene for å avgjøre om du passer inn i den aktuelle produksjonen, og vil kun behandle dem i den utstrekning det er nødvendig for å ta en avgjørelse.

I visse tilfeller vil du som Potensiell Medvirker få direkte kontakt med oss gjennom kontakter, anbefalinger eller tilfeldighet. I et slikt tilfelle vil vi få de nødvendige personopplysningene direkte fra deg.

Dersom du blir valgt som Medvirker, vil Willy Nikkers få flere personopplysninger om deg gjennom video- og bildeopptak og selve produksjonsprosessen – etter at Willy Nikkers har gitt deg beskjed om at du er valgt for å kunne delta, anses du som Medvirker.

Med mindre et unntak er spesifisert for den aktuelle produksjon, må du være minst 18 år for å kunne være Medvirker til Willy Nikkers produksjoner.

6.2 Hvilke personopplysninger behandler vi?

6.2.1 Søker

Som Søker til Ansatt eller Frilanser vil du måte opplyse om følgende personopplysninger: navn, epostadresse, telefonnummer, erfaring, yrke, utdanning, og evt. andre opplysninger som er relevant for stillingen eller oppdraget eller som du velger å opplyse oss om.

6.2.2 Ansatt og Frilanser

Som Ansatt i Willy Nikkers vil vi måtte behandle personopplysninger om deg for å administrere arbeidsforholdet og oppfylle arbeidskontrakten. Som Frilanser vil vi behandle dine personopplysninger for å oppfylle oppdragsavtalen med deg. I begge tilfeller vil dette typisk være følgende personopplysninger: navn, epostadresse, telefonnummer, adresse, nasjonalitet, kontonummer, lønn, pensjonsordning, forsikring, bankinformasjon, utdanning, yrke, erfaring, stillingstittel, helseopplysninger og evt. andre opplysninger som fremkommer i utførelsen av arbeidsoppdragene eller som du velger å fortelle til oss.

6.2.3 Potensiell Medvirker

Enten vi har samlet inn personopplysningene fra et castingbyrå eller direkte fra deg, vil vi normalt ha behov for å behandle de samme personopplysningene om deg for å vurdere din egnethet som Medvirker til en produksjon. Vi vil normalt behandle: navn, epostadresse, telefonnummer, høyde, bilde, fødselsdato og erfaring. I visse tilfeller vil vi også kunne etterspørre opplysninger som adresse, yrke, utdanning og videoopptak. Når vi vurderer en Potensiell Medvirker kan det bli aktuelt med auditions der filmopptak gjøres.

Du kan selv velge å oppgi sensitive personopplysninger, slik som helseopplysninger, herunder både fysiske og psykiske, i den grad de kan være relevante for din mulighet til å medvirke i produksjonen. Det er frivillig å være Medvirker eller Potensiell Medvirker til en produksjon, og dersom du velger å dele dine personopplysninger med Willy Nikkers, både alminnelige og sensitive, anses din handling som et frivillig og uttrykkelig samtykke til Willy Nikkers behandling av slike opplysninger. Personopplysningene vil kun behandles i den utstrekning de er relevante for å vurdere din egnethet til produksjonen, evt. for å administrere deg som Medvirker til produksjonen etter utvelgelse.

6.2.4 Medvirker

Når du er Medvirker vil Willy Nikkers, i tillegg til personopplysningene nevnt ovenfor, behandle video- og/eller lydopptak Willy Nikkers eller en av Willy Nikkers samarbeidspartnere tar av deg. For å kunne delta i produksjonen må du som et minimum oppgi den informasjonen som du blir bedt om, og du må stille opp for video- og/eller lydopptak til et avtalt tidspunkt.

7. Hvorfor Behandler vi Personopplysningene?

7.1 Behandlingsgrunnlaget

Enhver behandling av personopplysninger krever et rettslig grunnlag. Dette vil stort sett være avtale med den registrerte eller samtykke fra den registrerte. Noen opplysninger må Willy Nikkers behandle fordi det er lovpålagt, for eksempel i forbindelse med å overholde regnskapsplikten.

7.1.1 Søkere

For Søkere til Ansatt eller Frilanser vil behandlingsgrunnlaget vårt være ditt samtykke. Det er frivillig å sende en søknad eller på annet måte vise interesse for stilling som Ansatt eller oppdrag som Frilanser hos oss. Dersom du velger å dele dine personopplysninger eller referanser med Willy Nikkers, både alminnelige og sensitive, anses din handling som et frivillig og uttrykkelig samtykke til Willy Nikkers behandling av slike opplysninger. Personopplysningene vil kun behandles i den utstrekning de er relevante for å vurdere din egnethet til stillingen eller oppdraget, evt. for å administrere deg som Ansatt eller Frilanser dersom du blir tilbudt stillingen eller oppdraget. For mer om samtykke se punkt 10.

7.1.2 Ansatte

For Ansatte vil behandlingsgrunnlaget i all hovedsak være arbeidskontrakten. Vi vil også måtte behandle visse personopplysninger om Ansatte for å oppfylle våre lovfestede plikter som arbeidsgiver, herunder også behandlingen av nødvendige sensitive personopplysninger slik som helseopplysninger. Ved behov kan det innhentes et særskilt og frivillig samtykke til behandling av personopplysninger for Ansatte. Dette kan for eksempel være relevant ved publisering av personopplysninger på Willy Nikkers hjemmeside eller offisielle sosiale medier konto. Om du som Ansatt velger å gi et slikt samtykke eller ikke, vil ikke påvirke din stilling hos oss. For mer om samtykke se punkt 10.

7.1.3 Frilanser

For Frilansere vil vårt behandlingsgrunnlag i all hovedsak være oppdragskontrakten. Våre lovfestede plikter vil også utgjøre et behandlingsgrunnlag, og det kan forekomme situasjoner der vi innhenter særskilt samtykke for ytterligere behandlinger som ikke følger av oppdragskontrakten. Ved behov kan det innhentes et særskilt og frivillig samtykke til behandling av personopplysninger for Frilansere. Dette kan for eksempel være relevant ved publisering av personopplysninger på Willy Nikkers hjemmeside eller offisielle sosiale medier konto. Vi kan også be om samtykke om å lagre dine personopplysninger i en viss periode etter at oppdraget er fullført. Om du som Frilanser velger å gi et slikt samtykke eller ikke, vil ikke påvirke din stilling hos oss. For mer om samtykke se punkt 10.

7.1.4 Potensielle Medvirkere

For Potensielle Medvirkere vil Willy Nikkers behandlingsgrunnlag være det eller de samtykker du aktivt gir før du melder interesse for produksjonene. Dersom du kontakter oss i Willy Nikkers direkte for å vise interesse eller søke om å bli Medvirker til en produksjon, anser vi den aktive handlingen du utfører ved å søke som å være et samtykke. For mer informasjon om samtykker du gir til Willy Nikkers og hvordan trekke slike samtykke tilbake, vennligst se punkt 10.

Dersom du kommer i kontakt med oss som Potensiell Medvirker via et castingbyrå vil behandlingsgrunnlaget vårt være avtalen din med eller samtykket du gir til castingbyrået du er tilknyttet (Castingbyrårets behandlingsgrunnlag overføres til oss gjennom vår avtale med dem) eller samtykker du gir direkte til oss ved første kontakt. Castingbyrået kan være behandlingsansvarlig for visse behandlinger av dine personopplysninger. Vi anbefaler derfor at du gjør deg kjent med castingbyråets egne rutiner og behandling av personopplysninger. Vi har en databehandleravtale iht. GDPR med castingbyrået i den grad de behandler personopplysninger på vår instruks.

Som Potensiell Medvirker kan du også bli bedt om å samtykke til at dine personopplysninger oppbevares i vår database i 3 år for muligheten til å bli Medvirker til fremtidige produksjoner.

7.1.5 Medvirkere

For Medvirkere vil Willy Nikkers behandlingsgrunnlag for den videre behandlingen være avtalen mellom deg og Willy Nikkers – ofte kalles den medvirkerkontrakt. For behandlingsaktiviteter utover det som følger av avtalen og der det ikke foreligger annet behandlingsgrunnlag, kan det innhentes særskilt samtykke.

7.1.6 Generelt

Det kan også forekomme situasjoner der Willy Nikkers vil behandle personopplysninger fordi Willy Nikkers har en legitim interesse av å gjøre det, for eksempel i forbindelse med verserende rettstvister hvor bevis må fremlegges selv om bevis kan inneholde personopplysninger.

Dersom Willy Nikkers behandler personopplysninger utelukkende for journalistiske, akademiske, kunstneriske eller litterære formål, vil disse være unntatt fra store deler av lovgivningen, herunder GDPR. Willy Nikkers vil likevel behandle disse personopplysningene med samme grad av konfidensialitet, integritet og sikkerhet som de øvrige personopplysningen Willy Nikkers behandler. Dette vil for eksempel kunne være dokumentarer eller nyhetssaker. Per dags dato faller ikke dette innenfor vår kjernevirksomhet.

7.2 Formål med behandlingen

7.2.1 Søker

Som Søker til enten stilling som Ansatt eller oppdrag som Frilanser vil formålet med vår behandling være å vurdere din egnethet til stillingen eller oppdraget det gjelder, evt. til fremtidige oppdrag.

7.2.2 Ansatte og Frilansere

Enten du er Ansatt eller Frilanser vil formålet med vår behandling av dine personopplysninger være å administrere ditt forhold til oss og oppfylle avtalen mellom deg og oss. Dette innebærer blant annet å tilrettelegge for at du kan utføre dine arbeidsoppgaver i henhold til avtalen mellom oss.

I visse sammenhenger kan vi behandler personopplysninger om våre Ansatte og Frilansere for å promotere arbeidet og produksjonene som våre Ansatte og Frilansere arbeider med. For eksempel ved å dele bilder fra settet og produksjonen på våre offisielle sosiale medier kontoer dersom det er innhentet samtykke til det.

7.2.3 Potensiell Medvirker

Formålet med å samle inn og behandle disse personopplysningene om deg som Potensiell Medvirker er å vurdere din egnethet som Medvirker i produksjonen. Alle personopplysninger som fremkommer av søknaden din vil kunne inngå i vurderingen av din deltagelse i produksjonen.

7.2.4 Medvirker

Formålet med å behandle personopplysningene om deg som Medvirker er at Willy Nikkers skal kunne produsere, markedsføre og distribuere produksjonen i alle kanaler i ubegrenset tid.

8. Tredjeparter

Dine personopplysninger vil kun deles med de aktørene som er nødvendig for at Willy Nikkers skal kunne gjennomføre behandlingsaktivitetene som beskrives i denne personvernerklæringen her. Dette vil for eksempel kunne være databehandlere eller samarbeidspartnere for å gjennomføre opptak, produksjon, markedsføring og distribusjon av produksjonen, inkludert bestillende kanal eller kunde.

Hvilke aktører disse er vil kunne variere fra produksjon til produksjon, derfor bes du ta kontakt dersom du ønsker mer detaljert beskrivelse for en spesifikk produksjon du er Potensiell Medvirker eller Medvirker til. Normalt vil sentrale tredjeparter navngis eller beskrives nærmere i en medvirkerkontrakt. Leverandører og samarbeidspartnere som får tilgang til Medvirkeres personopplysninger, vil typisk kunne være skytjenesteleverandører, reise-/flyselskap, forsikringsselskap, TV-kanaler, reklameselskap for produksjonen og lignende.

Dersom du av forskjellige grunner tar kontakt med oss over mail, telefon, i et møte eller blir kontaktet av oss i forbindelse med en produksjoner, vil dine personopplysninger kunne bli delt med de tredjeparter som er nødvendig for at slik kommunikasjon skal finne sted. Dersom du sender en epost til eller tar kontakt med oss med forespørsler eller andre henvendelser som gjelder Willy Nikkers eller våre produksjoner, vil denne handlingen anses som et frivillig gitt samtykke til den behandlingen som er nødvendig for å kunne ta stilling til og svare på din henvendelse.

Som Ansatt eller Frilanser vil vi dele dine personopplysninger med leverenadører av våre interne og eksterne systemer, slik som plattformer, IT-systemer, lønnssystemer osv. Dersom du har samtykket vil vi kunne dele dine personopplysninger på sosiale medier.

Enhver leverandør som Willy Nikkers bruker for å behandle personopplysninger på Willy Nikkers vegne, er bundet av en gyldig databehandleravtale etter GDPR og tilfredsstiller kravene til sikker behandling av personopplysninger.

9. Lagring og Sletting

Med mindre annet følger av behandlingsgrunnlaget eller lovfestede krav Willy Nikkers er pålagt (som for eksempel regnskapsplikten), blir dine personopplysninger slettet når det ikke lenger er behov for dem for det formålet de ble samlet inn til.

Dersom du er Søker til stilling som Ansatt vil Willy Nikkers oppbevare dine personopplysninger frem til en eventuelt prøvetid til den personen som får stillingen er utløpt. Dette vil normalt være 6 måneder etter at den valgte Ansatte har begynt i stillingen. Dersom du er Søker til oppdrag som Frilanser vil vi oppbevare dine personopplysninger frem til oppdraget i vesentlig grad er ferdig gjennomført, men uansett ikke mer enn 6 måneder fra oppdragets påbegynnelse. I begge tilfeller er denne oppbevaringen fordi det vil kunne bli aktuelt å tilby Søkeren ansettelse eller oppdraget frem til dette tidspunktet.

Som en Potensiell Medvirker kan du samtykke til at dine personopplysninger lagres i Willy Nikkers database for fremtidig kontakt i forbindelse med andre produksjoner i inntil tre år. Dersom du har samtykket til dette, vil Willy Nikkers enten be om et nytt samtykke innen tre år for å forlenge lagringstiden eller slette dine personopplysninger når tiden løper ut.

Vi opplever at mange Frilansere kommer tilbake for nye oppdrag innen kort tid. Vi vil derfor ikke slette dine kjernepersonopplysninger som navn, kontonummer, evaluering av oppdragsforholdet og kontaktinformasjon de første tre årene etter at oppdraget er avsluttet, forutsatt at du samtykker til det.

NB – Visse personopplysninger lagres lenger for å overholde vår lovpålagte plikt etter bokføringsloven og slettes senest 5 år etter endt 5 års engasjement. Dersom nytt engasjement påbegynnes i den tidsperioden, vil ny frist for sletting gjelde fra siste engasjements sluttdato.

Willy Nikkers har interne rutiner for sikker sletting av personopplysninger. Rutinene sikrer at dine personopplysninger kun blir lagret så lenge Willy Nikkers har saklig behov for dette i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende lovgivning for øvrig. Når saklig behov ikke lenger foreligger, vil opplysningene dine bli slettet eller anonymisert.

10. Dine Rettigheter

Uansett hvilken gruppe enkeltperson du faller inn under i denne personvernerklæringen, har du rettigheter etter GDPR for hvordan Willy Nikkers behandler dine personopplysninger.

Dersom vårt behandlingsgrunnlag er samtykke, kan du når som helst trekke dette tilbake. Dette gjøres ved å kontakte vår ansvarlig for personvern på epostadressen jeanette@willynikkers.no Tilbaketrekking av samtykket påvirker ikke lovligheten av behandlingen som bygger på samtykket før det trekkes tilbake. Dersom du velger å trekke tilbake ditt samtykke, vil dette kunne medføre at du ikke lenger vil bli vurdert som en Potensiell Medvirker i produksjonen du har vist interesse for.

I tillegg har du uansett rett til å få innsyn i dine personopplysninger etter GDPR artikkel 15, rett til å kreve retting av feilaktige opplysninger Willy Nikkers har lagret om deg etter GDPR artikkel 16, rett til å kreve sletting etter GDPR artikkel 17 og rett til å kreve at behandlingen begrenses etter GDPR artikkel 18. Dersom vilkårene i GDPR artikkel 20 er oppfylt, har du også rett til dataportabilitet.

Dersom du har spørsmål eller innvendinger til hvordan Willy Nikkers behandler dine personopplysninger, bes du ta kontakt på epost som angitt ovenfor. Det er også mulig å sende en offisiell klage til Datatilsynet hvis du mener Willy Nikkers behandling av dine personopplysninger strider mot gjeldende Personopplysningslov eller GDPR. 

11. Sikkerhet

For å sikre en fortrolig og konfidensiell behandling av dine personopplysninger på en best mulig måte har vi foretatt forskjellige tekniske og organisatoriske tiltak. Dette innebærer blant annet at vi har implementert rutiner for internkontroll og informasjonssikkerhet i henhold til gjeldende personvernregler i Norge. Willy Nikkers krever også at leverandørene som benyttes behandler dine personopplysninger på en sikker måte, herunder stiller Willy Nikkers krav til informasjonssikkerhet samt sørger for at overføring av data skjer på en kryptert og sikker måte. Willy Nikkers selger, bytter eller videreformidler ikke dine personopplysninger til tredjeparter utover det som fremkommer av denne personvernerklæringen.